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                 經費報支錯誤態樣

依會計法95條規定各機關實施內部審核由會計人員執行,

會計法97條規定內部審核之實施兼採書面審核與實地抽查方式辦理,

為加強內部審核,茲提供錯誤樣態供同仁於辦理經費核銷時加強注意:

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)辦理計畫各項活動若對外收費者,其收取款項應按「國立大學校院校務基金管理及監督辦法」規定,一律繳入校務基金,俾設帳控管。各項活動經費收取與動支,均應循相關法令及行政程序辦理,不得自行開立收據收款。

(2)應避免虛報及浮報情事,以免發生經費繳回或衍生相關法律責任情事。

(3)發票金額合計應等於支出憑證黏存單上所載金額。

(4)單據黏貼時,按憑證黏貼線由左邊至右對齊,面積大者在下,小者在上,由上而下黏貼整齊,每張發票之間距離約0.5公分,並以5張為限。

(5)發票或收據請勿遮蔽發票或收據內容及發票號碼,黏貼於動支經費申請之「憑證黏貼處」上報支。

 

(1)未依規定自行收款,收支未納入校務基金帳務處理。

(2)違反經費支出相關規定

(3)發票金額合計不等於支出憑證黏存單上所載金額未註明實支。

(4)黏貼之發票(收據)僅以釘書針固定未黏貼牢固。

(5)發票或收據橫貼遮蔽請購單內容,或未黏貼於「憑證黏貼處」上。

2

(1)各單位如欲動支其他單位之經費,需會辦該經費來源單位。

(2)10萬元以下採購優先適用共同供應契約所提供之財物、勞務。如不利用共同供應契約採購,須於核銷時填寫「不利用共同供應契約申請書」辦理採購之理由。

(1)同一採購案分批辦理,規避採購法之適用。 

(2)動支其他單位之經費,未會辦該經費來源單位。

(3)適用共同供應契約所提供之採購項目,不利用該契約辦理,未填寫「不利用共同供應契約採購申請書」經單位主管核章。

3

(1)採購案件應依「政府採購法」規定,不得意圖規避本法之適用,分批辦理。10萬元以上採購案,請申請單位送總務處依採購法規定辦理。

(1)採購案件誤以分批方式辦理。

(2)逕自辦理10萬元以上採購案,未送總務處依規定辦理。

4

(1)報支經費應各單位執行分配預算,請在分配額度內審慎規劃執行,不得超支。

(2)申請動支經費應於事前查明有無預算,且須與預算所定用途及預算科目定義相符,依規定程序填寫『動支經費申請單』,或專案簽明事項,經核准後方得辦理。

(3)因迫切需要須事先辦理以應急者,得專案簽明原因,經校長核准後補辦手續。

(1)年度進行中,因迫切業務須要學校專案補助,未依行政程序專簽奉校長核可辦理。

5

(1)3萬元以下小額採購案,總務處授權各申請單位主管代決,發票請併同請購單送至總務處辦理報支,支出憑證黏存單上之經手人與驗收人不可為同一人,其他申請案(印領清冊出差旅費1萬元以下授權申請單位主管代決)。

(2)動支經費申請單之申請日期均應為發票日期之前,動支經費申請單、支出憑證粘存單上之有關人員簽章時請加註簽章日期。

(3)動支經費請於本校圖資館開發之「動支經費管理系統」上線辦理申請,若申請人欲刪除經費購案,於購案為『未審狀態』時,申請人於系統上做異常處理將請購單刪除即可,隨即會計系統購案也刪除。請購案狀態若呈現已審欲刪除購案,請申請人通知主計室承辦人員依申請人之請購單紙本刪除艾富主計系統。

(1)未依總務處訂定本校採購程序分層負責表辦理核章。

(2)動支經費申請單之日期為發票日期之後。申請單、支出憑證粘存單上之有關人員簽章時無加註簽章日期。

(3)無申請人採購案編號。

 

6

(1)各單位取據紙本電子發票(感熱紙)報支經費時,應先影印一份並簽章後,再併入原始紙本電子發票黏貼於支出憑證黏存單報支。

(1)報支紙本電子發票(感熱紙)影印一份並簽章,併入原始紙本電子發票黏貼於支出憑證黏存單報支。

7

(1)收據或統一發票須註明買受人(國立高雄大學或統編19880949)、日期、品名、數量、單價及總價等。

(2)收銀機或計算機器開具之統一發票,應輸入各機關統一編號,若未輸入統一編號,應補正,不能補正者,應由經手人詳細註明,並簽名證明之。

(1)收據或統一發票漏(未)註明買受人、日期、品名、數量、單價及總價,或金額大寫登 載錯誤等。

(2)收銀機發票未輸入本校統一編號,不能補正者,未由經手人詳細註明,並簽名證明之。

8

(1)統一發票如無貨品名稱(或採購明細),應由經手人加註中文說明,並簽名。

(1)收銀機發票未加註中文貨品名稱(或採購明細),並由經手人簽名。

(2)品名以1批或1式表達,無明細資料。

9

(1)收據或統一發票總數應用大寫數字書寫,若有錯誤,應由原出具者劃線註銷更正,並於更正處簽名證明。但統一發票書寫錯誤者,應依統一發票使用辦法規定另行開立。

(1)總數有誤未由原出具者劃線註銷更正或另行開立。

10

(1)為避免重複申報,應取得發票「收執聯」進行經費核銷,如有扣抵聯應一併附上。

(1)誤以扣抵聯或影本辦理報支,而未敍明原因。

11

(1)黏存單或請購單,「經手人(請購人)」、「計畫主持人」或「單位主管」應核章;承辦人與驗收人不可同一人。

(1)黏存單或請購單,「經手人(請購人)」、「計畫主持人」或「單位主管」漏未核章;承辦人與驗收人同一人。

12

(1)1萬元以上採購勿自行代墊,應由校方填製支出傳票,直接支付債權人,如有特殊原因必須墊付時,請加填逾一萬元以上自行墊付(含個人信用卡)費用核示單後報支。

(1)未填列逾一萬元以上自行墊付(含個人信用卡)費用核示單,1萬元以上採購仍自行代墊。

13 (1)助理、臨時工等之相關薪資所得一律由校方逕匯受款人帳戶,不得代墊。

(1)未專簽說明逕自代墊助理、臨時工等之相關薪資。

14 (1)請購單請確實填寫貨品廠牌、規格、型號,以 利財物管理。 (1)請購單未填寫貨品廠牌、規格、型號
15 (1)收據發票如有遺失,請廠商影印原收據發票副本並註明影本與正本相符,再以負責人蓋章以資證明,由申請單位說明無法提出正本之原因並保證不會重複報支。 (1)收據發票遺失未註明影本與正本相符並經負責人蓋章,未說明無法提出正本原因,未註明無重覆報支。

 業務費

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)演講費報支每場次以3,000元為上限。

(2)逾標準請專簽核定。

(3)以場次計酬。

(1)演講費報支時未註明講題、時間、地點等相關資料;逾標準時,未專簽核准。

2

(1)訓練講習性質授課鐘點費報支應依「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」辦理。

(2)推廣教育人事經費支出請加會推教中心。

(3)計畫開課之授課鐘點費印領清冊報支,第1次請領請 加會教務處確認,有無列入教師基本或超鐘點授課時數內。

 

(1)授課鐘點費報支時未檢附課程表、起迄時間、議程等相關資料。

(2)授課鐘點費報支未加會相關權責單位。

3

(1)稿費、審查費報支應依「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點」。

(2)行政院主計處94.11.10處實一字第0940008300號函釋:各機關學校為處理與業務有關之重要文件資料,如需委(邀)請專人或機構進行撰稿、編稿及審查等工作時,始得依上開規定支給稿費,至本機關人員辦理上開工作,均不得支給稿費,不因該工作是否經機關首長核定、是否屬該機關人員業務職掌範疇及承辦人員是否支領加班費而有所不同。

(1)稿費報酬逾標準。

(2)核銷時未註明字數或件數及標準計算方式。

(3)支給本機關人員稿費、審查費。

4

(1)專家出席費報支應依「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點」辦理。

(2)本機關人員不得支領。

(1)支給本機關人員出席費。

(2)核銷時未附出席會議紀錄或簽到資料。

5

(1)邀請國外學者短期來台工作費:(行政院人事局 95.4.14局給字第 0950008737號書函)

依行政院各機關聘請國外顧問、專家及學者來臺工作期間支付費用最高標準表、行政院國家科學委員會補助延攬客座科技人才作業要點等核支,其報酬已包含酬金及生活費者,不得另外支付鐘點費、演講費、諮詢費、審查費、顧問費及生活費等費用。

(1)未依行政院各機關  聘請國外顧問、專家及學者來臺工作期間支付費用最高標準表規定辦理。
6

(1)委辦案已按月支領固定津貼者,不得重複支領本計畫之其他酬勞。

工讀金或臨時工資:

1.連續工作中午不休息者,請註明原因並蓋章。   

2.「印領清冊」報支天數或時數需與「簽到退表」簽到天數或時數相符

(1)工讀時數表未經主管核章

(2)工讀時間連續工作逾8小時以上,未於出勤紀錄表加註原因。

(3)專兼任助理工作天數未滿1個月,未依工作天數計算。

7

(1) 物品為單價小於1萬元之品項,屬業務費。

(2) 單價大於1,000元,未達1萬元之物品核銷時,應檢附「物品增加單」。

(1)採購物品,請購單經費來源誤點選設備費。

(2)未附「物品增加單」。

8

(1)餐費報支:(行政院98年2月27日院授人考字第0980061078號函為力行儉約並求合宜,各機關之會議仍以不供應餐點為原則,惟如會議時間較長影響用餐時間或邀請外部專家學者、外賓與會,或性質較為特殊者,則可由各機關視實際需要於預算額度內提供點心、水果或餐盒)

  1. 校內會議、活動:
    A.中、晚餐:每人單餐以80元為限。
    B.外賓與會之點心或水果:每人以40元為限。
    C.以上擇一辦理,全日餐費合計不得逾250元。
  2. 逾標準者,應簽陳校長核定後辦理。

(2)依「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」第五點第三款或第四款規定之場地,每人每日膳費(含三餐及茶水、點心):

A.校內人員:250元。
B.校外人士:500元。

C.理國際性會議、研討會(不包括講習、訓練及研習):1,000

 

(1)餐費報支逾本校標準,未專簽核准。

(2)逾「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」所定標準。

(3)會議或活動時間未影響用餐時間、無外賓與會,即供應餐盒或點心。

(4)計畫核定清單中所列餐點,指邀請校外人士參加會議,逾用餐時間所提供之便當等;不補助主持人執行研究計畫之逾時誤餐費。

9

(1)場地費報支:

  1. 依據「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」辦理。
  2. 一般性會議或內部會議,應利用內部自有之會議場所,不得於外部場地辦理。
  3. 場地選擇依規定優先順序。

(1)需於外部場地辦理,未專簽敘明理由。

未專簽敘明依規定優先順序選擇場地之理由。

10

(1)租車請購:

請於請購單註明起訖地點及租車日期。

(1)未於請購單上註明起訖地點及租車日期。

 

國內旅費

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)出差事由及人員需為公務或與計畫具相關性。

(2)機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者,不 得報支交通費。

(3)凡公民營汽車到達地區,除因業務需要,經機關核准者外,其搭乘計程車之費用,不得報支。

(4)如因業務需要,駕駛自用汽(機)車者,其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支。但不得另行報支油料、過路(橋)、停車等費用;如發生事故,亦不得報支公款修理。

(1)報支計程車資,未經學校核准,或未註明搭乘人員、業務需要事由及起迄地點。
2

(1) 差旅費報銷應附奉核之「出差申請單」、國內出差旅費報告表。

(1)差旅費報銷漏附「出差申請單」

3

(1)差旅費報支應先會人事室或計畫主持人。

(1)差旅費報支未先會辦人事室,計畫助理未請計畫主持人核章。

4

(1)出差旅費報告表應填日期、出差地點等,出差人應簽章。

(1)出差旅費報告表漏未登填日期、出差地點等,出差人未簽章。

5

(1)公假參加研討會、講習、說明會等性質不得報支雜費。

(1)公假參加研討會、講習、說明會等性質仍報支雜費。

6

(1)報支交通費,搭乘飛機、高鐵、座(艙)位有分等之船舶者,應檢附票根或購票證明文件。

(1)報支交通費未檢附左列憑證正本。

 國外旅費

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)差旅費報支應附奉核之「出差申請單」、國外出差旅費報告表。

(1)差旅費報支漏附「出差申請單」。

2

(1)差旅費報支應先簽會人事室。

(1)差旅費報支未先會辦人事室,計畫助理未請計畫主持人核章。

3

(1)出差旅費報告表應填日期、出差地點等,出差人應簽章。

(1)出差旅費報告表漏未登填日期、出差地點等,或出差人未簽章。

4

(1)出國案件若未及結匯,應按出國前一日台銀「賣出即期匯率」換算報支。

(1)出國案件未及結匯,非按出國前一日台銀「賣出即期匯率」換算,或誤以每日匯率核算報核。

(2)未列印匯率表。

5

(1)國外出差報支機票費,應檢附下列憑證正本:

  1. 機票票根或電子機票或其他足資證明行程之文件
  2. 購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件。
  3. 登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明。(依行政院主計總處105年10月28日主會財字第1051500287號書函,現行航空公司作業多已電子化,使用電子登機證者,得依政府支出憑證處理要點第3點及第21點規定,以網路下載列印電子登機證紙本並簽名後辦理報支。)

(2)簡任第十二職等以上領有各該職等全額主管加給人員,得乘坐商務或相當之座(艙)位。其餘人員乘坐經濟(標準)座(艙)位。

(3)依據「行政院及所屬機關軍公教人員因公出國搭乘本國籍航空班機作業規定」。

(1)國外出差報支機票費未檢附左列憑證正本。

(2)登機證遺失,僅以支出證明替代(99年7月15日政會字第0990017182號函轉審計部99年6月17日台審部一字第0990003395號函)。

(3)以網路下載列印電子登機證紙本未加註『影本與正本相符』,簽名後辦理報支。

(4)搭乘外國籍航空公司班機,未附「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」。

6

(1)生活費請依「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」辦理。

(1)報支生活費日支數額有誤。

(2)國外差旅費項下列支98年12月12日-14日主持人赴鳳凰城準備研討會,查會議自98年12月15日開始,惟啟程早於會議3日,是否合宜,請說明。

7

(1)依據行政院87.03.23台人政給字第001923號函規定,出國人員應向中央信託局(現為優先利用共同供應契約)投保綜合保險新台幣400萬元,保險項目包括意外死亡、意外殘廢、意外傷害醫療、航空旅行、疾病住院醫療及兵災保險(中東地區、薩爾瓦多及瓜地馬拉兩國,或其他有戰爭危險需要加保兵災保險之地區)等6項。

(1)未向臺灣銀行辦理因公赴國外出差人員綜合保險。

(2)保額超過規定。

信用卡、禮券

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)得以個人信用卡刷卡方式辦理支付項目(行政院主計總處104年2月24日主會財字第1041500024號函):

  1. 員工出差旅費。
  2. 辦理員工自強活動。
  3. 特別費。
  4. 健康檢查費。
  5. 子女教育補助費。
  6. 訓練進修補助費及報名費。
  7. 因公務需要,在不增加政府支出及不違反政府採購法與機關採購規定下,非專任採購人員,且非經常性辦理採購,支付1萬元以下之零星支出。

(2)因公務需要,各單位已借支款項不得再以個人信用卡刷卡支付。

(1)採購逾1萬元之支出、已借支款項以個人信用卡刷卡支付,經辦人未敘明以信用卡支付之理由經單位主管核准。

(2)已借支款項仍以個人信用卡刷卡支付。

2

 

(1)紀念品、禮品:依「教育部及所屬機關(構)辦理各類會議講習訓練與研討(習)會管理要點」,除必要頒發之獎品及依國際禮儀致贈外賓之禮品外,不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費

(2)以員工為適用對象,應依「中央各機關學校員工文康活動實施要點」、「全國國軍公教員工待遇支給要點」、「公務人員品德修養及工作績效激勵辦法」及行政院104年2月4日院授人給字第1040024361號函規定辦理。

(3)以民眾為發放對象,則應視有無辦理依據,以及考量機關預算編列情形、推展業務之計畫內容、性質、實施方式等衡酌辦理。

 

 

(1)以員工為適用對象之獎勵,購置現金禮券替代禮品費。

(2)發放禮品或商品券未附發放清冊,發放現金、現金禮券或郵政禮券未附印領清冊。

設備費

項次

注意事項

常見可能缺失(錯誤態樣)

1

(1)以設備費採購之財產,限單價大於1萬元且使用年限在2年以上之品項。

(2)購置設備案件核銷時,應檢附「財產增加單」。

(1)請購單經費來源點選業務費。

(2)業務費項下大量採購組裝電腦配件,有規避財產管理之虞。

(3)適用共同供應契約所提供之採購項目,未填寫「不利用共同供應契約申請書」辦理。

(4)未附「財產增加單」。

(5)計畫報支設備費研究設備費項下列支顯微鏡,核與原核定項目不符,請說明上開設備與計畫執行之相關性。