跳到主要內容區塊

 

一、依據會計法、內部審核處理準則、政府支出憑證處理要點及行政院主計總處相關解釋函令等注意事項辦理。
二、為縮短工作流程,加速公款支付時效,並符法令規定,本室特別針對同仁較常用且易疏忽之處說明,供同仁承辦業務參考,俾使各單位對經費動支程序有明確依據可循。
三、(一)申請動支經費,請上本校動支經費管理系統辦理請購:
1.3萬元以下採購案,總務處授權由各預算分配經費使用經單位主管同意,即可直接辦理請購結報事宜。
2.財物購置(修繕):3萬元以上採購,請填具「動支經費申請單」,載明購買物品名稱、規格、數量,會主計室查核預算額度及用途是否相符後,陳校長核准後交承辦單位辦理採購事宜,及檢據辦理核銷。
3.辦理活動:以簽案敘明計畫經費來源、金額、計畫辦理期程,檢附相關計畫書、經費概算表及動支經費申請單等,會知主計室查核預算額度及用途、支用標準是否符合規定,陳校長核准後,依計畫辦理活動,活動結束後儘速檢據辦理核銷。
4.辦理達公告金額十分之一(十萬元)以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收應加總務處及主計室。
5.採購財物單價在一萬元以上者屬財產,一萬元以下者屬物品(區分為消耗品及非消耗品)請加蓋保管人章戳並會財產(物)管理人員辦理財產(物)登記事宜。
6.各項文件如採影本者請加註「影本與正本相同」戳記及承辦人員職章;原始憑證送補助單位以影本核銷者請依補助及委辦單位等規定辦理,並請加註「正本送○○單位,影本與正本相同」戳記及承辦人員職章。
7.經費來源若屬捐贈款之各項採購,應於招標文件及合約中表達俟捐贈款入校務基金後再支付,以明雙方權利義務。
8.公告金額(一百萬)以上案件收取押標金及保證金應於憑證上註明保固、保證金期限。
(二)結報注意事項
一、 經費結報,應確實依照政府支出憑證處理要點之規定辦理,業務承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則,辦理經費報支作業,並對所提出之支出憑證(收據、統一發票或相關書據)之支付事實真實性負責,如有不實,應負相關責任。
二、 財物購置、營繕工程經請購、採購、驗收合格後,由廠商依法開具發票或收據,採購經辦人員將原始憑證貼於「支出憑證黏存單」上,註明用途,並檢附經核准之請購單、簽呈、估價單、驗收證明文件、合約等相關文件,會驗收人、財產、物品管理單位蓋章後送主計室審核並送機關首長核章。
三、 黏貼「支出憑證黏存單」應注意事項:
1、各項經費結報請務必貼於「支出憑證黏存單」上,由左而右、由上而下間隔0.5公分黏貼整齊,並勿遮避請購內容及發票號碼。
2、用途說明欄:應填寫所購物品之用途,而非品名。
3、簽章:經辦(購)人與驗收或證明人不可為同一人。
4、報支數若較發票金額少,承辦人應在黏存單上註明實付數金額並簽章。
5、「支出憑證黏存單」金額或相關資料塗改時,請經辦人在更改處簽章證明。
四、取具原始憑証應注意事項:
1、統一發票應記明下列事項:營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱(抬頭)。
2、因本校非營業單位,故統一發票以取得二聯式為宜,若取具三聯式發票,應將扣抵聯及收執聯一併黏貼結報。
3、收據應記明下列事項:受領事由、實收數額、支付機關名稱(抬頭)、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。
4、發票、收據買受(支付)機關名稱(抬頭)請寫「國立高雄大學」,不可填寫各單位或個人名稱或活動名稱。
5、發票、收據日期應填寫,並應於請購單日期之後。
6、發票上數字金額的合計應與中文大寫金額相符。
7、收銀機發票無品名僅有貨號者,經手人請加註所購貨物之品名並簽章;無法填列買受機關名稱(抬頭)者,請填列本校統一編號「19880949」。
8、發票、收據上之品名、單價、數量須明列,若品目眾多數量只寫“一批”,需另附明細表。
9、收據或發票如有遺失或供其他用途者,應檢附原立據人簽名負責證明與原本相符之影本,或其他可資證明之文件,填列支出證明單,並註明無法提出原本之原因。
10、 支出憑證金額若有塗改更正,應由立據負責人在更正處簽章證明。
五、以繳款通知單或明細表先行請款者應注意事項:
1、水電費、電話費、各項規費(含汽車燃料使用費、牌照稅、檢驗費、換照費、空污費),請經辦單位將繳款通知單貼於黏貼憑證用紙上,辦理報支作業程序,由主計室審核金額相符後,並由出納負責將繳款收據黏貼完妥,辦理結報作業;承辦人自行代墊者,依一般結報程序辦理。
2、支付公保費、退撫基金、離職儲金:承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款明細表相符後,檢附繳款明細表及黏貼憑證用紙,辦理結報作業,由主計室審核金額相符後,並由出納負責將繳款收據黏貼完妥。
3、支付健保費、勞保費、勞退準備金:承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款單相符後,檢附繳款單、支出明細表及黏貼憑證用紙,辦理經費結報作業,由主計室審核金額相符後,並由出納負責將繳款收據黏貼完妥。
六、其他注意事項:
1、退還履約保證金:檢附原繳款收據、驗收結算證明書影本辦理。
2、退還保固金:承辦單位應敘明保固期滿經查核保固項目均符合合約規定,並檢附原繳款收據辦理。
3、辦理各項活動及業務需當場支付現金如需預借經費時,請附預借申請表,結案時請檢附請購單並粘貼原始憑證辦理轉帳。
4、數個計畫或科目共同支付一筆款項,其支出憑證不能分割者,應加填支出分攤表。
5、郵費應檢附購買票品證明單。
6、國內出差旅費應於事前填具出差請示單經核准後,於出差後十五日內,依國內出差旅費報支要點,檢附出差旅費報告表及出差請示單請領。
7、參加訓練或講習,包括行程及訓練期間,參照「國內出差旅費報支要點」之規定,核給往返之交通費、住宿費及不得支給膳費。
8、工讀臨時工資請填報印領清冊並檢附工讀簽到退記錄表,工作時間超過8小時未休息請備註說明。
9、出席費請填報出席費印領清冊並檢附會議簽到記錄。
10、出席費、稿費、審查費、鐘點費及各項津貼等應列入個人課稅所得,並依規定代扣稅額。
11、以自籌收入經費辦理加班費應於事前上差勤系統經核准後加班,核銷應附加班請示單、簽到退紀錄及印領清冊。
12、訂定契約之設備租金及維護費用,請檢附合約影本。分批(期)付款之收據或統一發票,應附分批(期)付款表,列明應付總額、已付及未付金額等;其訂有合約者,應於第一次付款時檢附合約副本或抄本。
13、代收款核銷時,請附自行收納款項統一收據及匯款國庫入帳通知單。
14、各單位如有應留存之憑證或請購資料,請於送主計室結報請款之前影印完畢,避免事後之調閱,造成困擾。
15、出納請於款項支付完畢應通知受款人已撥款。
16、本校自行收納款項請黏貼於收入粘貼憑證用紙。
七、委辦、補助經費另須注意事項:
1、 每項委辦、補助經費應俟補助款撥入本校後,再動支經費,若補助款經公文核定惟尚未撥入本校,請計畫主持人填寫「國立高雄大學接受補助或委辦計畫經費墊付申請表」。
2、 各計畫經費,請按核准內容支用,非計畫用途請勿在該經費項下報支;各項儀器設備應以核定內容所列明之設備為限,需列入財產登記,若有變更應先行函報上級機關,如有結餘數,請依本校計畫結餘款規定辦理,並依會計法取具當年度發票收據報支。